<aside> 💡 Notion-Tipp: Erkläre Mitarbeitenden, wie sie Ausgaben tätigen und erfassen sowie Rückerstattungen beantragen können.

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Übersicht

<aside> 💡 Notion-Tipp: Hier können die Arten von Ausgaben aufgelistet werden, die das Unternehmen erstattet. In manchen Branchen gehören Reisen zum Alltag, in anderen führt man eher Kund/-innen zum Essen aus, schickt Geschenke oder organisiert Veranstaltungen. Erkläre hier, was im Unternehmen üblich ist und welche Methoden bzw. Softwares verwendet werden, um die Ausgaben und Erstattungen zu erfassen.

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Ausgabenlimit

<aside> 💡 Notion-Tipp: Es kann hilfreich sein, eine Tabelle anzugeben, in der die wichtigsten Arten von Ausgaben und die von den Mitarbeitenden zu beachtenden Limits aufgeführt werden.

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Ausgabenlimits 💸

<aside> 💡 Notion-Tipp: In diesem Abschnitt können auch einige wichtige Ausnahmen genannt werden. Nehmen wir mal an, die Person möchte sich einen Flug in der ersten Klasse gönnen, weil sie Rückenprobleme hat oder muss einen besonders wichtigen Kunden in ein teures Restaurant ausführen. Was sind die üblichen Ausnahmefälle? Liste sie hier auf.

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Nicht erstattungsfähige Ausgaben

<aside> 💡 Notion-Tipp: Es lohnt sich, einen Abschnitt einzufügen, in dem die Ausgaben, die nicht übernommen oder erstattet werden, zusammengefasst sind. Sonst kommt es eventuell zu Missverständnissen.

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Genehmigung benötigt

<aside> 💡 Notion-Tipp: Wahrscheinlich gibt es bestimmte Ausgaben, die die Chef-Etage absegnen sollte, bevor sie einfach gekauft werden. Vielleicht sind Geburtstagsgeschenke für Angestellte aktuell einfach nicht im Budget – oder der Billardtisch für den Pausenraum. 😉 Auf jeden Fall macht es Sinn, diese Dinge hier aufzulisten.

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Richtlinien fürs Reporting

<aside> 💡 Notion-Tipp: Damit das Team seine Ausgaben jeden Monat korrekt ausweisen kann (was eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt), muss jeder wissen, wie das geschehen soll. Dies sind die wichtigsten Fragen, die in diesem Abschnitt direkt beantwortet werden sollten:

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• Wie können Angestellte ihre Ausgaben genehmigt bekommen?
• An wen wird die Meldung der Ausgaben übermittelt?
• Was wird benötigt, damit eine Ausgabe zurückerstattet werden kann? Quittungen? Zusätzliche Informationen?
• Welche Fristen gibt es? Bis wann müssen Meldungen eingereicht werden?
• Wie lange dauert es ungefähr, bis das Geld zurückerstattet wird?

Häufige Fragen

<aside> 💡 Notion-Tipp: Wenn es Anfragen gibt, dokumentiere sie hier und achte darauf, sie kurz und bündig zu beantworten. Antworten auf häufige Fragen an einem Ort aufzulisten, kann viel Zeit sparen.

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